FAQ

たとえば大学職員である限り、学生食堂の主任はいかに有能でも、いつまでたっても大学の一職員である。学生食堂の運営は、大学の価値体系の中心には位置付けられていないからだ。
しかし、独立した給食会社の社員であれば、昇進していくつもの大学食堂を管轄する事業部⻑になれる。うまくいけば社⻑にもなれる。問題に直面しても、会社には手を貸してくれる経験者がたくさんいる。仕事や設備の改善提案は、真剣に受け入れられる。
ほとんどの周辺的な仕事は、社内に置き続ける限り独占事業である。したがって、生産性を向上させるインセンティブがほとんど働かない。そこには競争も働きづらい。仕事ぶりを批判されると、人員増で応えようとする。
ところがアウトソーシング先の場合、サービスの向上とコストの削減に努めなければ、いつ競争相手に委託契約を奪われても仕方のないことを承知している。

そしてもう一つが、チームをつくり組織を動かしていく難しさです。
一般的にクリニックのスタッフは、一般企業や組織経験が少ない女性スタッフが多い傾向があります。この女性スタッフとともに組織的に仕事を進めていけるようにしていくことが、医院の仕事の生産性向上に大変重要なポイントとなります。
しかし一般企業の社員でも、様々な研修やOJTを通じて、時間をかけて組織仕事を覚えてゆくわけです。スタッフ育成は⻭科に限らず労力と根気と時間のかかるものであり、院⻑が多くの時間を教育に割かなければならない実情があるのです。

現状の院⻑の孤軍奮闘から、業務をどう組織仕事に変えていくか?という「人材・組織の問題」が構造的な特徴の第二点です。
クリニックマネージャーは、この二つの⻭科の構造上の特徴に対して、アドバイスだけにとどまらず、具体化な経営実務をサポートします。

具体的には、

• ミーティングの議題管理と運営
• 各種課題の管理・進捗管理
• マーケティング効果の継続的な施策と管理
• 業者やパートナー企業との調整管理
• マーケティング効果の継続的な施策と管理
• 人事一般(採用活動・面接・院内の人事調整)
• 院内の資料・ツール作り ・医院スタッフ様の業務管理
• 院内の資料・ツール作り
• 医院スタッフ様の業務管理
• スタッフ様を巻き込んでの仕組みづくりの実務

など、自らの業務として実務を取りまとめます。

1. 専任事務⻑を社員として雇用する

弊社では「専任事務⻑の採用をしたい」というお客様のニーズをよくお聞きします。クリニックに事務⻑職として就職した場合、その方のキャリアプランは生涯事務⻑のみになる可能性が高いでしょう。
上司は生涯院⻑のみという環境ですので、クリニックと一般的な企業を比較した場合、バリエーションのある魅力的なキャリアプランが極めて描きにくいのです。
この理由からクリニックの事務⻑職には、まず応募そのものが少ないことが指摘できます。生涯仕事をしていきたいという方は、一般的には「仕事に人生をかけ、家族を養い、人並みに出世もしてみたい、尊敬も受けたい」という欲求を持っている方が多いと思います。
しかし単独のクリニックでは、これらの希望を充分に満たせるだけのキャリアプランを用意することが大変難しい現状があります。
変化に富んだキャリアプランを望む人材であれば、せっかく仕事を覚えてもらっても1〜2年で「転職」していくことも充分考えられます。その反対に、変化を望まないかわりに仕事への熱意がなく、言われたことだけを行う生産性の低いタイプの事務⻑を採用してしまった場合には、院⻑がひとつひとつ仕事を教えなければならないという、新たな「仕事」が発生してしまうのです。そして「この採用は失敗だった」と思っても、簡単に解雇するのは難しいでしょう。
業界を見ても、事務⻑を採用してうまくいっているのは、院⻑の個人的な友人や知人が、経営パートナーとして事務⻑をしているケースが多いようです。

• 採用に手間暇がかかる(複数媒体への募集、面談、事務処理)
• 採用に当たりはずれがある
• 採用後は簡単に解雇できない
• 採用後の教育の負担
• 固定費の増大(社会保障等)

など、専任事務⻑の雇用自体が、院⻑の負担や悩みのひとつになることがあるのです。

1.ノウハウが医院に蓄積されない

アウトソーシングの場合には、自医院の業務に精通した人材が外部の人間のため、一般的に、医院にそのノウハウが蓄積されないというデメリットがあります。
こうした場合には、マニュアルや手順書の整理をそのアウトソーシング人材に依頼したり、社内人材を育ててもらうことでデメリットの回避を避けるのも一つでしょう。
「クリニックマネージャー」は、サービス利用終了後のために、業務の手順書を作成し、院内でオペレーションができるようにしっかりと引継ぎを行っています。

2.情報漏洩のリスクがある

アウトソーシングの業務には、機密情報にあたる情報も開示することがほとんどです。
自医院の経営状況や人事情報が漏洩しないよう、アウトソーシングを活用する場合には、企業の実績や信用性をチェックするとともに、契約書の取り交わしを行いましょう。
特に、アウトソーシング事務長サービスの場合には、個人の延長でフリーランスのように活動している場合もあり、機密保持契約書が存在しない場合も多数あります。
「クリニックマネージャー」はサービススタート前に、業務委託契約、機密保持契約をしっかり取り交わします。またスタッフ向けに社内でセキュリティ研修を実施しています。

3.業務の進め方が煩雑になる傾向がある

アウトソーシング（事務長）の場合、契約内容により医院に滞在する日数が決まりますが、毎日出社する常勤スタッフと違うため、業務を指示したり、報告を受ける方法やタイミングが煩雑になる傾向があります。
医院の業務のうち、どの部分をアウトソーシングで任せるのか、コミュニケーションの方法はなど、契約前にしっかりと打ち合わせをすることをお勧めします。
一般的には、コストの絶対額を比較した場合、常勤雇用よりアウトソーシングが高くなる傾向があります。そのため、アウトソーシングに依頼する業務は「第二領域」と言われる、医院スタッフに依頼するには難易度が高く、ビジネス経験があるから対応できる、という業務を中心に依頼するが活用のポイントです。
「クリニックマネージャー」では、医院様のニーズ毎にふさわしいプランを用意し、事前の打ち合わせ段階で、アウトソーシング活用の効果があるもの、院内のスタッフが対応したほうが効果的なものを整理し、ご提案させていただきます。
また院長とのコミュニケーション方法についても、事前に相談させていただきます。